일반적인 종이 1톤을 만들기 위해서는 30년생 나무 17그루와 물 25만 리터, 전기 4200kw/h가 필요하고 그 에너지를 생산하기 위한 15,000리터의 오일이 필요하다고 한다.

우리나라 복사지 사용량은 2억 9천만kg, 종이 영수증 310억 건, 이런 곳에 사용되는 종이가 800만 톤이고 이를 위해 30년생 나무 1억 그루가 매년 사라지고 있다.

PC를 사용하면 종이가 필요 없는 세상을 만들 수 있다고 홍보하던 시절이 무색할 만큼, 현재의 IT 환경은 종이를 더욱 쉽고 편리하게, 대량으로 소비하도록 유도하고 있는 모습이다.

이러한 문제의식에서 2012년부터 ‘전자문서 및 전자거래 기본법’을 만들어 공인전자주소(#메일)를 통해 종이 문서로 유통했던 모든 서류를 전자문서로 받을 수 있는 법적 근거를 마련했지만, 제도적 미비와 이용자의 인식 부족 등으로 인해 그 효과는 크지 않았다. 

최근에는 전자문서의 법적 효력을 강화하고, 종이 문서를 스캔한 ‘전자화문서’를 '공인전자문서센터'에 보관하는 경우 해당 종이 원본을 폐기할 수 있는 규정이 만들어지는 등 종이문서를 전자문서로 대체하기 위한 적극적인 시도들이 이루어지고 있다.

1. 전자화 작업장 (생성)

전자화문서는 종이문서를 전자화 정보시스템을 통하여 정보처리시스템이 인식할 수 있는 형태로 변환된 문서로, 종이문서를 스케닝한 이미지 파일도 고시에서 규정한 일정 요건을 갖추면 법적 효력을 가진 전자문서가 될 수 있다.

이를 위해, 종이문서를 스캔하여 생성되는 전자화문서와 종이문서 원본의 내용 및 형태의 동일성 요건을 준수하여 전자화문서를 신뢰성 있게 생성할 수 있는 ‘전자화작업장’제도를 운영하고 있고, 이렇게 생성된 전자화문서는 무결성을 입증할 수 있다.

전자화문서 제도는 종이문서와 스캐닝문서의 이중보관 문제를 해소하고, 종이문서에 대하여 일정한 기준을 갖춘 전자화문서(스케닝된 파일)의 보관으로 원본을 갈음할 수 있도록 허용함으로써, 이중 보관의 불합리와 보관 비용의 낭비를 방지할 수 있다.

또한, 법률에 전자문서가 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다고 규정하고 있어, 원칙적으로는 법적 분쟁에서 법원에 증거로 제출할 수 있으며, 원본을 폐기했을지라도 민사소송법 및 전자소송법에 따라 법원에 증거로 제출할 수 있다.

민간분야의 전자화문서가 활성화될 수 있도록 전자거래기본법, 상법, 국세기본법 등에서 원본을 보존하여야 하는 장부나 서류가 아니라면, 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류의 “보존” 또는 “보관”을 전자화문서로 갈음할 수 있도록 하고 있다.

이에 따라, 종이문서를 전자문서로 변환하여 해당 전자문서를 공인전자문서센터에 보관하면 원칙적으로 기존의 종이문서는 폐기가 가능하다.

2. 공인전자문서센터 (보관)

전자문서 보관의 효율성과 안전성, 정확성을 확보하기 위해 별도 기준과 절차에 따라 법인 또는 국가기관을 ‘공인전자문서센터’로 지정하고 있다.

기존의 종이문서를 창고 등에 자체 보관함으로서 발생할 수 있는 문서고 설치·유지·관리 필요성이 없어지고, 종이의 수명, 화재, 침수 등과 같은 자연재해로부터 물리적 훼손을 방지할 수 있는 장점을 가지고 있다.

특히, 전자문서법 37조의7에 공인전자문서센터에 보관된 전자문서는 보관기간에는 그 내용이 변경되지 아니한 것으로 추정하고, 해당 공인전자문서센터에 보관된 전자문서의 보관 사실, 작성자, 수신자 및 송신・수신일시 등에 관한 사항에 대한 증명서를 발급한 경우 그 증명서에 적힌 사항은 진정한 것으로 추정한다고 규정하고 있다.

각종 법률에서 의무화하고 있는 기록 문서에 대해서도 보관할 수 있는 등 법적 분쟁 및 관련 규제에 대응이 가능하다는 것이다.

내부 생성 문서를 자체 정보시스템에 보관하는 경우, 각종 법령상의 보존 의무를 만족하려면 전자문서법의 요건을 갖춰야 하고, 소송 등의 이슈 발생 시, 증거 채택을 위한 전자문서의 위·변조 여부에 대한 입증을 자체적으로 수행해야 하지만, 공인전자문서센터에 보관하면 이러한 이슈를 쉽게 해결할 수 있다.

또한, KT가 ‘11년도 이후 10년 만에 신규 센터로 지정되면서 공인전자문서센터를 통해 디지털 전환 및 ESG 경영에 따른 탄소중립 기여에 중점을 두고 있는 것도 시사하는 바가 크다.

3. 공인전자문서중계자 (유통)

송신자(송신자의 공인전자주소)가 작성한 전자문서를 공인전자문서중계자의 유통 플랫폼 (모바일 메신저, 앱, 웹 등)을 통해 수신자(수신자의 공인전자주소)에게 전송하면, 그 내용에 무결성과 유통증명서 발급을 통한 부인방지 및 법적 효력을 지닐 수 있는 시스템으로, 최근에 IT 플랫폼 기업과 은행권 등에서 높은 관심을 가지고 접근하고 있다. 

중계자는 전자문서를 안전하게 송·수신하고 싶은 이용자를 위하여, 안정성과 신뢰성이 보장된 전자문서의 유통 서비스를 제공하는 제3의 신뢰 기관으로 “전자문서 유통 도우미”라고 할 수 있다.

현재까지 11곳(KB국민은행, LG유플러스, 토스, SK텔레콤, 페이코, 네이버, KT, 카카오페이, 아이앤텍, 포스토피아, 더존비즈온)이 공인전자문서중계자로서 지위를 확보하고 있고, 종이로 송달되던 고지서 및 통지서 대신 공인전자문서중계자를 통해 모바일 전자 고지서를 본인명의 스마트폰으로 송달하는 서비스가 운영중에 있다. 

병무청의 입영통지서, 국방부 예비군훈련 소집 통지서 등 8개 중앙부처와 지자체 279건, 공공기관 40건, 보험사 계약 관련 안내문, 렌탈 전자 계약 등 민간분야에서 140건 등이 모바일 전자 고지서 서비스를 통해 연간 338억 원의 우편 발송비용을 줄이고, 3,380톤의 탄소를 절감하는 효과를 거두고 있다.

현재의 종이문서로 사용하는 ‘내용증명’ 제도를 대체할 수 있도록, 다양한 곳에서 법적 효력을 인정받기 위한 노력을 통해 활용의 폭을 넓혀 나가야 한다.

4. 앞으로의 과제

이러한 일련의 제도가 민간분야에 한정해서 접근해서는 그 실효성이나 효과가 제한적일 수밖에 없다.

국가 차원에서 종이를 가장 많이 사용하는 부처들이 적극적으로 받아들이지 않고서는 제도적 실효성과 전 지구적 화두인 ESG, 탄소중립 경제 등의 요구사항에 소극적이라는 부정적 이미지를 심어줄 수 있다.

중앙 및 지방 정부, 공공기관과 공기업 등에서 공공기록물 외부 보관 금지 규제를 적절하게 풀어나가고, 법무부나 행안부, 환경부가 적극적으로 제도를 받아들이고 활용하려는 의지를 통해 전자문서의 법률적 활용 근거를 늘려나가야 한다.

그렇게 하는 것이 지금보다 훨씬 효과적으로 국가 차원의 디지털 문서 생성, 활용, 보관을 위한 노하우를 확보하는 일이고 시대적 요구에도 부합하는 일이다.

이러한 노력들은 현재를 살아가는 사람들의 더 나은 모습을 만들어 나가는 과정이면서, 근본적으로 미래 세대를 위해 필요한 IT 부문의 사회적 책임이라는 인식을 가지고 실질적인 역할을 해 나가야 한다.

[글. 박나룡 보안전략연구소 소장 / isssi@daum.net]

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